Najczęstsze fraudy w branży transportowej: na czym polegają i jak ich uniknąć?

Ryzyko wystąpienia fraudu jest wkalkulowane w działalność transportową. Choć metody oszustów stają się coraz bardziej wyrafinowane, wiele firm nadal ignoruje podstawowe strategie bezpieczeństwa. Reakcja następuje dopiero, gdy znika ładunek albo klient, który miał opłacić zlecenie. Przedstawiamy najpopularniejsze fraudy w branży transportowej i radzimy, jakie środki wdrożyć, aby zminimalizować ryzyko oszustwa i utraty pieniędzy. 

Zgodnie z danymi stowarzyszenia TAPA (Technology Asset Protection Association ), w Europie w latach 2024-2025 odnotowano 30,5 tys. kradzieży transportowych na kwotę 860,5 mln euro. W rejonie Europy Centralnej i Środkowej niechlubnym rekordzistą w tym zakresie jest Polska, gdzie doszło do ponad 30 proc. kradzieży ładunków w całym regionie. Dane wskazują również na rosnącą skalę fraudów z wykorzystaniem internetu, służących nie tylko kradzieży wynagrodzeń za transport, ale również fałszowaniu tożsamości w celu przejęcia fizycznego ładunku. 

– Z naszego doświadczenia wynika, że firmy często podejmują kroki mające zabezpieczyć ich interesy w starciu z oszustami dopiero, gdy jest już za późno, a ci bezlitośnie wykorzystują brak czujności, nieuważność, a także lekkomyślność, zwłaszcza w relacjach z nowymi i niesprawdzonymi partnerami –  mówi radca prawny Paweł Łazarewicz. – Skuteczna ochrona przed fraudami w TSL wymaga nie tylko odpowiednich procedur weryfikacyjnych, ale również szybkiego działania prawnego i operacyjnego już przy pierwszych sygnałach o możliwym nadużyciu.

Fraudy w branży transportowej zgłaszane najczęściej do Transcash Legal

1. Kradzieże ładunków przez fałszywych przewoźników,
2. Podszywanie się pod prawdziwe firmy poprzez zhakowanie strony internetowej firmy, konta na giełdzie transportowej lub posługiwanie się łudząco podobnymi danymi, np. mailem różniącym się jedną literą od oryginału.W Europie skala tego zjawiska nie przekracza 2 proc., ale w Stanach  Zjednoczonych fraudy oparte o kradzież tożsamości stanowią już ponad 30 proc. ogółu. 
3. Brak zapłaty za fakturę w sytuacji, gdy umowa przewozu była negocjowana z inną firmą niż ta widniejąca na fakturze VAT, 
4. Brak zapłaty za zrealizowaną usługę przewozu w sytuacji, gdy były pracownik naszej firmy podał swój nr konta zamiast firmowego,
5. Celowe przekierowanie pojazdu przewoźnika pod fałszywy adres przez osobę nieuprawnioną.
6. Realizacja umowy przewozu na rzecz firmy, która w ogole nie zlecała usługi przewozu, a warunki umowy negocjował już były pracownik firmy 

– Jak pokazują powyższe przykłady, fraudy w branży transportowej często nie wymagają spektakularnych działań. Oszuści (często słusznie) zakładają, że wiele firm nie zauważy drobnej zmiany w adresie mailowym, podmiany numeru konta, a nawet modyfikacji danych firmy na fakturze. Czasem kilka minut uwagi nad weryfikacją swojego kontrahenta wystarczy, żeby wyłapać niezgodności i uniknąć dotkliwych strat – zauważa Paweł Łazarewicz. 

Błędy zwiększające ryzyko wystąpienia fraudu

Zaniechanie lub pobieżna weryfikacja firm: kredyt zaufania udzielany przy zawarciu współpracy powinien bazować na solidnych fundamentach. Tworzy je wiedza na temat kontrahenta, którą można uzyskać z wielu źródeł, w tym darmowych i ogólnodostępnych. Legalny charakter działalności, posiadanie odpowiednich uprawnień, kondycja finansowa czy status zadłużeń to tylko kilka z szeregu informacji, które przynosi solidny proces weryfikacji. Im lepiej sprawdzony partner, tym mniejsze ryzyko, że współpraca zakończy się nieprzyjemną niespodzianką. 

– Współpraca z wieloma kontrahentami to standard w branży transportowej, co zwiększa ryzyko przeoczenia sygnałów ostrzegawczych. Warto poświęcić czas na weryfikację podstawowych danych na temat partnera, co w przypadku przewoźników oznacza między innymi weryfikację koniecznych zezwoleń i licencji. Wywiadownie gospodarcze to z kolei dobre źródło wiedzy na temat zaplecza finansowego firmy, jeśli priorytetem jest współpraca z rzetelnym płatnikiem – radzi radca prawny Transcash Legal.

Brak weryfikacji to wciąż spory problem, choć z danych Biura Informacji Gospodarczej wynika, że około połowa wszystkich polskich firm jest regularnie monitorowana w jej bazie. Z kolei ponad 70% przedstawicieli sektora zbadanych przez Transcash w 2024 roku deklarowało, że weryfikuje kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy. 

Brak wiedzy o przewożonym towarze: ta kwestia ma szczególne znaczenie w przypadku przewozu towarów dużej wartości, które z zasady są bardziej narażone na próby kradzieży. W tym wypadku dobrą praktyką jest zlecanie transportu wyłącznie sprawdzonym przewoźnikom o dobrej reputacji i z polisą OCP stanowiąca dodatkowe zabezpieczenie w razie problemów. 

Brak weryfikacji polis ubezpieczeniowych, zarówno własnych jak i należących do przewoźników: dobrze skonstruowana polisa nie udaremni fraudu, ale może ochronić przed jego konsekwencjami finansowymi. Posiadanie polisy OCP przez przewoźnika to nie wymóg prawny, ale dobra praktyka, a jej brak powinien wzbudzić naszą czujność spedytora. Dodatkowo to my również powinniśmy mieć dobrze skonstruowaną polisę, dopasowaną do naszej specyfiki działalności. 

Wybieranie nowych przewoźników do przewożenia towaru znacznej wartości: zlecenia tzw. “wagi ciężkiej” powinny trafiać do podwykonawców zasługujących na zaufanie, a więc sprawdzonych i cieszących się dobrą opinią. Zgodnie z maksymą “okazja czyni złodzieja”, powierzanie wartościowych zleceń nowym i niezweryfikowanym kontrahentom zwiększa ryzyko fraudu i daje pole do popisu potencjalnym oszustom. 

Profilaktyka fraudów: jak zminimalizować ryzyko współpracy z oszustem?

Jak zauważa Paweł Łazarewicz, ochrona przed fraudem zaczyna się od świadomości.

– Pracownicy firmy muszą znać ryzyko i potencjalne strategie oszustów oraz co ważne, świadomość  ewolucji metod oszustów, żeby móc na nie reagować. Weryfikacja nowych kontrahentów przez rozpoczęciem współpracy, dokładna analiza dokumentów i przebiegu komunikacji oraz zdrowa doza sceptycyzmu w stosunku do partnerów, których nie znamy, powinny być podstawą postępowania. 

Nowe technologie zapewniają wiele ułatwień w zakresie weryfikacji. Mowa między innymi o narzędziach bazujących na sztucznej inteligencji, które mogą dostarczyć informacji na temat potencjalnego kontrahenta. Mowa między innymi o analizie dokumentów, nie tylko pod kątem ich zawartości, ale również elementów mogących świadczyć o próbie fałszerstwa. AI jest również biegłe w mapowaniu struktury właścicielskiej spółek, co pozwala odkryć niejasne powiązania i potencjalne “słupy”, może przeszukać sieć w poszukiwaniu wzmianek o kontrahencie czy przeprowadzić wstępny scoring ryzyka współpracy.

Wszystkie wspomniane informacje trzeba jednak przyjmować że zdrową dozą krytycyzmu. AI może dostarczyć dane i wstępne wnioski, ale ocena ich wiarygodności pozostaje po stronie człowieka. Pracownicy firmy powinni nabrać nawyku dokładnej analizy dostarczonych dokumentów i przebiegu komunikacji, co pozwoli wyłapać ewentualne nieprawidłowości, by zminimalizowć ryzyko wystąpienia fraudu w branży transportowej. To człowiek jest najważniejszym elementem tej układanki- to jego decyzje- mogą nas uchronić przed ujemnymi skutkami finansowymi związanymi z kradzieżą ładunku.  

W tym zadaniu pomóc może szkolenie zorganizowane przez Transcash Legal, które uczuli pracowników na najważniejsze kwestie związane z analizą dokumentów transportowych i wskaże obszary działalności najbardziej wrażliwe na działalność oszustów.