Jakie dokumenty są potrzebne do przewozu towarów promem?

Do przewozu towarów promem potrzebujesz czterech dokumentów w każdym przypadku:

• potwierdzenia rezerwacji;
• listu przewozowego CMR;
• dokumentu tożsamości kierowcy;
• dokumentów pojazdu.

Bez tego kompletu obsługa terminalu nie wyda Ci karty pokładowej. Rezerwacja to Twój bilet na konkretny rejs – armator sprzedaje ją na numer pojazdu i musi się zgadzać z tym, co kierowca pokazuje na check-inie. CMR potwierdza, że przewozisz konkretny towar na zlecenie konkretnego nadawcy i odbiorcy – bez niego obsługa portu nie wie, co wjeżdża na pokład. Dowód osobisty lub paszport kierowcy to standard identyfikacyjny na każdej przeprawie, niezależnie od trasy. Dowód rejestracyjny i polisa OC pojazdu domykają ten podstawowy komplet. Dopiero na tej bazie dokładasz dokumenty specyficzne dla ładunku – niebezpiecznego, ponadgabarytowego czy objętego procedurą celną, o czym piszemy w kolejnych akapitach. Gdy klient pyta nas, od czego zacząć kompletowanie dokumentacji na prom, zawsze wskazujemy właśnie tę czwórkę jako fundament, na którym buduje się cała reszta.

Dokumenty transportu promem dla ładunku – CMR i lista przewozowa

Dokumenty transportu promem dotyczące samego ładunku opierają się na liście przewozowym CMR, sporządzonym zgodnie z Konwencją o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów.

CMR nie traci ważności tylko dlatego, że fragment trasy pokonujesz drogą morską. Prom jest tu jedynie środkiem transportu zastępczego dla odcinka lądowego, a umowa przewozu pozostaje jedna i ciągła. List przewozowy musi zawierać dane nadawcy, odbiorcy, przewoźnika, opis towaru, liczbę sztuk oraz miejsce i datę załadunku. Do CMR dołączasz zwykle fakturę handlową i listę pakową (packing list), bo to na ich podstawie obsługa portu weryfikuje zgodność deklarowanego ładunku z tym, co faktycznie stoi na naczepie. Błąd w opisie towaru na liście przewozowym potrafi zatrzymać pojazd na terminalu na wiele godzin, a przy transporcie chłodniczym oznacza to realne ryzyko utraty towaru. Prowadzimy sprawy przewoźników, którzy ponieśli straty właśnie przez rozbieżność między CMR a rzeczywistym stanem ładunku, dlatego zanim podpiszesz zlecenie, dajemy Ci możliwość konsultacji dokumentów jeszcze przed wyjazdem spod rampy.

Rezerwacja i karta pokładowa – dokumenty przewoźnika na terminalu

Rezerwacja rejsu to dokument, który łączy Twój pojazd z konkretnym kursem promu, a bez niego terminal nie rozpocznie odprawy. Numer rezerwacji generuje armator lub jego agent po opłaceniu przeprawy, a kierowca musi mieć go przy sobie w formie papierowej lub elektronicznej.

Na tej podstawie obsługa portu weryfikuje dane pojazdu – markę, numer rejestracyjny, długość zestawu i wagę całkowitą. Rozbieżność w wadze lub długości między rezerwacją a stanem faktycznym kończy się dopłatą albo odmową wjazdu na pokład.

Po weryfikacji danych kierowca otrzymuje kartę pokładową, która wskazuje miejsce na pokładzie i kolejność wjazdu. Dla pojazdów cargo obowiązuje osobny typ biletu niż dla samochodów osobowych, a wszystkie pojazdy przewożące towar w celach komercyjnych muszą mieć bilet cargo niezależnie od masy. Firmy, z którymi współpracujemy, najczęściej tracą czas właśnie na etapie rezerwacji – zwłaszcza gdy dane pojazdu zmieniają się tuż przed wyjazdem, a nikt nie aktualizuje ich w systemie armatora.

Transport ADR na promie: Co należy wpisać w poszczególne pola deklaracji DGN?

Transport towarów niebezpiecznych promem wymaga deklaracji DGN (Dangerous Goods Note), niezależnie od tego, czy ten sam ładunek objęty jest już dokumentacją ADR na odcinku lądowym. DGN opisuje towar według nomenklatury Międzynarodowej Organizacji Morskiej (IMO), nie tylko według klasyfikacji drogowej ADR.

W deklaracji podajesz numer UN, nazwę przewozową towaru, klasę zagrożenia, grupę pakowania oraz liczbę i rodzaj opakowań. Armator sprawdza te dane pod kątem zgodności ze swoim planem załadunku, ponieważ towary niebezpieczne mają na promie ściśle określone miejsce i sposób mocowania.

Sprawdź wszystkie informacje, które trzeba wpisać w okienkach deklaracji ładunku niebezpiecznego:

Czytaj więcej

1. Exporter – wpisz nazwę i adres eksportera, kod pocztowy oraz dane kontaktowe: numer telefonu, faks i e-mail.
2. Customs reference/status – podaj numer referencyjny eksportowanej przesyłki (UCR – Unique Consignment Reference), zgodny z formatem HM Revenue & Customs.

   Uwaga: w tym polu nie wpisuj numeru kontraktu eksportowego z pola 4 ani szczegółów specyfikacji towaru z pola 12.

3. Booking number – wpisz numer referencyjny zamówienia lub ładunku nadany przez operatora promowego albo operatora transportu łączonego.
4. Exporter’s reference – podaj symbol i numer kontraktu eksportowego lub zamówienia. Pole nie jest obowiązkowe, jeśli dane zostały wpisane w punkcie 2.
5. Forwarder’s reference – wpisz symbol i numer zlecenia spedycyjnego, do którego odnosi się deklaracja ładunku niebezpiecznego.
6. Consignee – podaj nazwę i pełny adres kupującego oraz dane kontaktowe: numer telefonu, faks i e-mail.
   6A. DSHA Notification – zaznacz krzyżykiem „X” osobę sprawdzającą powiadomienie DSHA o wwiezieniu substancji niebezpiecznych na teren portu: przewoźnika, agenta cargo, operatora transportu albo operatora promowego.
7. Freight forwarder – wpisz nazwę i pełny adres spedytora organizującego przemieszczenie ładunku niebezpiecznego, wraz z danymi kontaktowymi.
8. International carrier – podaj nazwę i pełny adres międzynarodowego przewoźnika oraz dane kontaktowe. Pole uzupełnij przy transporcie morskim, śródlądowym, kolejowym albo samochodowym. Przy transporcie lotniczym lub intermodalnym pozostaw je puste.
9. Other UK transport details – wpisz pozostałe informacje o przemieszczeniu ładunku niebezpiecznego, np. nazwę składownika, miejsce składowania towaru w porcie, terminy gotowości do wysyłki i dostarczenia do portu, wymagania przewoźnika lub adres doręczenia.
10. Vessel and port of loading – wpisz nazwę statku przeznaczonego do przewozu ładunku niebezpiecznego oraz nazwę portu morskiego załadunku w oryginalnym brzmieniu.
    10A. Złóż oświadczenie o prawdziwości informacji podanych w deklaracji.
11. Port of discharge and destination – podaj nazwę portu morskiego wyładunku towaru niebezpiecznego w oryginalnym brzmieniu.
12. Consignment information – wpisz szczegółowe informacje przewozowe.
    1. The UN number – numer UN.
    2. Proper Shipping Name – nazwa handlowa wraz z nazwą techniczną. Gdy nazwa handlowa różni się od nazwy z nomenklatury ONZ, podaj obie nazwy.
    3. The Class – klasa ryzyka zgodna z nomenklaturą Międzynarodowej Organizacji Morskiej (IMO).
    4. The Packing Group – grupa pakowania.
    5. The Sequence of the Information – zachowaj kolejność informacji: a, b, c, d.
    6. The Number and the Kind of Package – liczba i rodzaj paczek.
    7. Additional Information – informacje dodatkowe i specyfikacja chemiczna, w szczególności:
       • szczególne wymagania dla substancji radioaktywnych lub infekcyjnych,
       • opakowania odzyskowe, odpady i przewóz w podwyższonej temperaturze,
       • puste, nieoczyszczone opakowania lub zbiorniki,
       • ograniczenia ilościowe, substancje zanieczyszczające oraz temperaturę zapłonu.

       Podaj również numer towaru według nomenklatury ONZ oraz odpowiedni kod: IMDG Code dla transportu morskiego, RID dla transportu kolejowego albo ADR dla transportu drogowego.

    8. Customs – informacje do odprawy celnej. Dla przesyłki zbiorczej podaj Master UCR (MUCR) w formacie identycznym jak w punkcie 2.
13. Net weight (kg) of goods – wpisz wagę netto ładunku niebezpiecznego w kilogramach.
    1. 13A. Gross weight of goods – waga brutto każdego ładunku niebezpiecznego.
    2. Total gross weight of goods – całkowita waga brutto wszystkich przewożonych ładunków niebezpiecznych. Przy ładunkach kontenerowych podaj pełną wagę kontenera.
14. Cube (m³) of goods – wpisz objętość każdego ładunku niebezpiecznego w metrach sześciennych.

    Total cube of goods – podaj całkowitą objętość wszystkich ładunków niebezpiecznych.

15. Container/vehicle packing certificate and declaration (CVPC) – wpisz nazwę firmy, imię i nazwisko osoby zgłaszającej, miejsce i datę wystawienia deklaracji oraz jej podpis.
16. Container identification number/vehicle registration number – podaj numer identyfikacyjny kontenera albo numer rejestracyjny pojazdu.
    16A. Seal numbers – numery i znaki plomb na kontenerze, drzwiach samochodu lub wagonu.
    16B. Container/vehicle size & type – rozmiar i typ kontenera albo pojazdu.
    16C. Tare (kg) – waga kontenera w kilogramach.
    16D. Total gross weight (including tare) – całkowita waga ładunku niebezpiecznego, obliczona jako suma wagi brutto z pola 13A i tary kontenera z pola 16C.

    Pola 16–16D wypełnia przewoźnik.

Zaniechanie zgłoszenia towaru jako niebezpiecznego, nawet przez pomyłkę w opisie handlowym, jest traktowane przez armatora jako naruszenie bezpieczeństwa rejsu i wiąże się z odmową przewozu na miejscu, bez zwrotu kosztów rezerwacji. Kierowcy przewożący ADR promem powinni też mieć przy sobie zaświadczenie o ukończeniu szkolenia ADR oraz świadectwo dopuszczenia pojazdu, bo część armatorów żąda ich wglądu jeszcze przed wjazdem na teren portu.

Dokumenty transportu promem do Wielkiej Brytanii – GVMS i numer GMR

Transport towarów promem do Wielkiej Brytanii wymaga dodatkowo numeru GMR, wygenerowanego w brytyjskim systemie GVMS (to system celny, który łączy wszystkie zgłoszenia dotyczące danego przewozu w jeden numer referencyjny).

Bez ważnego GMR kierowca nie zostanie wpuszczony na teren terminalu promowego obsługującego trasy do Wielkiej Brytanii. Numer GMR powstaje z połączenia numeru MRN zgłoszenia celnego, eksportowego, importowego lub tranzytowego, w zależności od kierunku i procedury, którą obejmujesz przewóz.

Do wygenerowania GMR dla towarów przewożonych z Unii Europejskiej (z wyjątkiem Irlandii) do Wielkiej Brytanii potrzebne są:

• Numer rejestracyjny pojazdu, jeśli pojazd jest z obsadą,
• Numer naczepy lub numer referencyjny kontenera, jeśli transport odbywa się bez obsady,
• Numery referencyjne karnetów ATA i TIR, jeśli dotyczy,
• Papierowe wersje karnetów ATA lub TIR dla przewozów z tymi karnetami – papierowe wersje dokumentów muszą podróżować razem z towarem,
• Numer referencyjny towaru importowanego, jeśli został on zgłoszony w portalu Customs Declaration Service lub w CHIEF (Customs Handling of Import and Export Freight),
• Brytyjski numer EORI (Economic Operators Registration and Identification),
• Numer referencyjny z rejestracji tranzytowego dokumentu towarzyszącego TAD lub TSAD.
• Natomiast, aby wygenerować numer GMR dla transportu z Wielkiej Brytanii do Unii Europejskiej musisz posiadać:
• Numer rejestracyjny pojazdu, jeśli pojazd jest z obsadą,
• Numer naczepy lub numer referencyjny kontenera, jeśli transport odbywa się bez obsady,
• Numer UCR lub numer MUCR (Master Unique Consigment Reference),
• Numery referencyjne karnetów ATA i TIR, jeśli dotyczy,
• Papierowe wersje karnetów ATA lub TIR dla przewozów z tymi karnetami – papierowe wersje dokumentów muszą podróżować razem z towarem,
• Deklaracja celna razem z deklaracją bezpieczeństwa, jeśli ładunek został zgłoszony w portalu Customs Declaration Service lub w CHIEF (Customs Handling of Import and Export Freight),
• Referencję deklaracji bezpieczeństwa dla towaru przewożonego pod procedurami TIR, TAD lub TSAD.

Za wprowadzenie tych danych do systemu odpowiada przewoźnik lub jego agencja celna, a gotowy numer trzeba przekazać kierowcy przed wyjazdem, najlepiej razem z kodem kreskowym umożliwiającym szybkie skanowanie na terminalu. Do kompletu dochodzi numer EORI.

Jeśli Twoja firma dopiero zaczyna obsługiwać ten kierunek, zajmujemy się przygotowaniem całej dokumentacji tak, żeby kierowca nie utknął na wjeździe do terminala.

Co grozi za brak dokumentów przy przewozie towarów promem

Brak wymaganego dokumentu przy przewozie towarów promem kończy się w najlepszym razie opóźnieniem, a w najgorszym – odmową wejścia na pokład i utratą opłaconego rejsu. Armator nie ponosi odpowiedzialności za koszty wynikające z niekompletnej dokumentacji po Twojej stronie, a większość regulaminów przewozowych wprost wyłącza zwrot należności za niewykorzystaną rezerwację w takiej sytuacji.

Przy towarach niebezpiecznych zgłoszonych niepoprawnie dochodzi do tego ryzyko sankcji administracyjnych ze strony organów nadzoru portowego, niezależnie od strat czysto logistycznych. Przy transporcie do Wielkiej Brytanii brak ważnego numeru GMR oznacza zatrzymanie pojazdu jeszcze przed terminalem, a błędne dane w zgłoszeniu celnym potrafią wygenerować karę cywilną liczoną w tysiącach funtów za samą deklarację.

Skutki finansowe takich błędów rzadko obciążają wyłącznie kierowcę – w większości przypadków to przewoźnik odpowiada wobec zleceniodawcy za opóźnienie dostawy, nawet jeśli winę za brak dokumentu ponosi spedytor lub eksporter towaru. Właśnie dlatego zajmujemy się analizą umów przewozowych pod kątem tego, na kim faktycznie spoczywa obowiązek przygotowania dokumentacji na prom, zanim spór o odszkodowanie w ogóle się pojawi. Zyskaj wsparcie prawne w branży transportowej i zoptymalizuj wszystkie procesy swojej firmy w Transcash Legal.